Virtuelle Konferenzen sind viel mehr als Vorträge

Ein abwechslungsreiches Programm ist das Herzstück jeder Konferenz und wird umso besser, wenn Teilnehmende es aktiv mitgestalten.

Deshalb kombiniert die Virtual Venue, unsere professionelle Gesamtlösung für virtuelle Konferenzen und Kongresse, Video-Technologie und Networking – damit Ihre Veranstaltung auch online beeindruckt.

Wie Ihre virtuelle Konferenz zum Erfolg wird

Hochwertige Inhalte veröffentlichen

Neben Streams stellen Sie die Inhalte Ihrer Konferenz in der Virtual Venue auch in Form vorproduzierter Videos bereit. Das hilft Speaker*innen ohne Streaming-Vorerfahrung und sorgt dafür, dass Veranstalter nicht mit Abbrüchen aufgrund technischer Probleme zu kämpfen haben.

Content langfristig bereitstellen

Zeichnen Sie Vorträge schon vor Beginn der Konferenz auf. Diese werden anschließend nur noch hochgeladen und können von Teilnehmenden jederzeit angesehen werden. So haben auch alle, die Live-Inhalte aufgrund verschiedener Zeitzonen nicht verfolgen können, Zugriff auf das bei der Konferenz geteilte Wissen.

Live-Streams

Inhalte Ihrer Konferenz übertragen Sie auf Wunsch auch live. Eine Aufzeichnung der Streams kann nach Ende des Streams für alle zugänglich gemacht werden.

Workshops & Webinare mit Live-Beteiligung

Im Rahmen von Live-Formaten sehen Teilnehmende zu, geben direkt Rückmeldung und bestimmen so die weiteren Inhalte des Workshops oder Webinars mit.

Upload von Dokumenten

Weitere Dokumente wie Abstracts oder Zusatzmaterialien zu Workshops oder Vorträgen stellen Sie Teilnehmenden direkt über die Virtual Venue zur Verfügung.

Konferenzprogramm interaktiv gestalten

Für alle Formate einer Konferenz gibt es ein virtuelles Pendant: Vorträge, Workshops, Breakout-Sessions, 1:1-Meetings, …
An allen Programmpunkten wirken die Teilnehmenden mit, indem sie Umfragen beantworten, Fragen stellen, ihre Ideen einbringen und diese diskutieren.

Fragen & Antworten

Im Q&A-Bereich stellen Teilnehmende ihre Fragen an die Vortragenden. Die Fragen mit den meisten positiven Bewertungen erscheinen bis oben.
Vortragende können Fragen auch im Rahmen einer Live Q&A-Session beantworten.

Umfragen

Teilnehmende können jederzeit direktes Feedback geben. Schon vor Beginn einer Session werden diese durch Votings und Umfragen einbezogen. Die Antworten liefern Vortragenden wertvollen Input für die Gestaltung der Inhalte.

Chats

Die Chat-Funktion ermöglicht einen direkten Austausch zu den Inhalten eines Programmpunkts – entweder in Textform oder als Video-Chat mit einer oder mehreren Personen. Für Teilnehmende ist dabei jederzeit sichtbar, wer gerade anwesend ist. Hat die Person gerade keine Zeit zum Chatten, kann ein gemeinsamer Termin festgelegt werden.

Breakout-Sessions

Im Rahmen virtueller Breakout-Sessions können in kleineren Gruppen Ideen gesammelt oder einzelne Themen der Konferenz gemeinsam diskutiert werden. Wichtige Punkte halten die Teilnehmenden auf einem digitalen Whiteboard fest, das sie gemeinsam bearbeiten.

Online-Registrierung organisieren

„Bei virtuellen Konferenzen gibt es weder eine Begrenzung der Teilnehmerzahlen noch Raumprobleme.“

Statt an die Grenzen ihrer Kapazität zu stoßen, öffnen sich virtuelle Räume ganz ohne Ausgaben für die Anmietung einer Location einem breiten Publikum. Das zeigt sich nicht zuletzt an mehr verkauften Tickets, die Sie in Kombination mit unserer Konferenz-Management-Software Converia anbieten. Gleichzeitig wickeln Sie auf diesem Weg die Zahlung der Teilnahmegebühren ab und nehmen wissenschaftliche Beiträge entgegen.

Virtuelle Poster-Sessions durchführen

Poster-Autor*innen stellen im Rahmen der virtuellen Konferenz ihre Arbeiten vor und diskutieren ihre Ergebnisse per Videochat.

Poster-Upload

Akzeptierte Poster erscheinen nach dem Upload als digitales Poster in der Poster-Übersicht. Zu einem einzelnen Poster gelangen Teilnehmende, indem sie es auf der Übersichtsseite auswählen, oder über das Profil einer Person, die am Poster mitgearbeitet hat.

Chat und Video-Meetings

Um die Inhalte des Posters mit den Autor*innen zu diskutieren, vereinbaren Teilnehmende entweder einen Termin für ein Video-Meeting oder stellen ihre Fragen in schriftlicher Form direkt unter dem Poster.

Zugriffe regeln

Legen Sie fest, wer welche Inhalte aufrufen darf, wer an welchen Sessions teilnehmen kann und wie die Inhalte moderiert werden. Die Kontrolle behalten Sie auch über die Daten Ihrer virtuellen Konferenz, denn die Virtual Venue erfüllt alle Vorgaben der DSGVO.

Sichere Daten

Durch die Einhaltung der strengen DSGVO-Vorgaben schützen wir die Daten der Konferenz, indem wir diese niemals unbefugt weitergeben und diese ausschließlich auf Servern mit Standort Deutschland gespeichert werden.

Zugriffsrechte festlegen

Legen Sie verschiedene Personengruppen an, um zu regeln, wem welche Inhalte der Konferenz angezeigt werden. Weil die Virtual Venue immer an ein Nutzerkonto geknüpft ist, stellen Sie zudem sicher, dass niemand ohne vorherige Anmeldung an der Konferenz teilnehmen kann. Teilnehmende können auch einzelne Programmpunkte oder Konferenztage buchen und erhalten anschließend nur Zugriff auf die ausgewählten Sessions.

Inhalte moderieren

Optional können Sie festlegen, dass Beiträge von Teilnehmenden erst freigeschaltet werden, nachdem sie inhaltlich geprüft wurden. Moderierende steuern außerdem, ob sich Teilnehmende selbst per Audio oder Video einbringen können.

Sponsoren eine Plattform bieten

Sponsoren und Ausstellern bietet die Virtual Venue Platz für ihre Botschaften. Alles zu den eigenen Leistungen findet sich auf den umfangreichen Sponsorenprofilen mit Texten, Bildern, Videos, Downloads, Links und der Möglichkeit für Teilnehmende, Video-Meetings zu vereinbaren.

Im Rahmen von Sponsored Sessions werden Sponsoren und Aussteller sogar Teil des regulären Programms und gewinnen zusätzliche Sichtbarkeit.

Wissen langfristig vermitteln

„Der große Vorteil besteht im Speichern der Inhalte, die auch später noch zur Verfügung stehen.“

Ein Nachteil einer Präsenzveranstaltung ist die Flüchtigkeit der Inhalte. Oft geht es aber vor allem darum, Wissen zu archivieren und langfristig verfügbar zu machen. Mit der Virtual Venue legen Sie selbst fest, wie lange die Inhalte abrufbar sind.

Virtuelle Konferenzen analysieren und auswerten

„Es lässt sich viel besser nachverfolgen, welche Inhalte die Teilnehmenden genutzt haben.“

Virtual Venue bietet Ihnen Kennzahlen zur Analyse Ihrer virtuellen Konferenz. So erfahren Sie etwa, wie viele Personen sich die Inhalte angesehen und wie sie diese bewertet haben. Die Zahlen nutzen Sie als Grundlage für künftige Planungen.

Aktiv mitdiskutieren

Im Gegensatz zu Frontalbeschallung und passivem Zusehen bringen sich Teilnehmende bei virtuellen Konferenzen immer mit ein. Sie nehmen etwa an Umfragen teil, deren Ergebnisse später Teil einer Session werden, oder stellen Fragen an Referierende. Diskussionen und Kommentare sind ausdrücklich erwünscht.

Gezielt netzwerken

„Der wissenschaftliche Austausch wird intensiver, da sich gezielter Kontakte knüpfen lassen.“

Ausgehend von den eigenen Interessen bekommen Teilnehmende Personen vorgeschlagen, die sich mit denselben Themen beschäftigen, und die direkt kontaktiert werden können. Sichtbar sind zudem alle Teilnehmenden einer Session, sodass sich auch auf diesem Weg wertvolle neue Kontakte ergeben - viel schneller als vor Ort.

Forschungsinteressen hinzufügen

Beim ersten Login vervollständigen Teilnehmende ihr persönliches Profil, indem sie etwa ihre Forschungsinteressen hinterlegen. Dabei wählen sie aus einer Liste vorgegebener Themengebiete oder erstellen eigene.

Kontaktvorschläge erhalten

Basierend auf den Interessen schlägt das System anschließend Personen vor, die sich mit denselben Themen beschäftigen, und direkt kontaktiert werden können.

Austausch auf Wunsch

Alle Networking-Features sind optional. Teilnehmende entscheiden selbst, für wen welche ihrer persönlichen Daten sichtbar sind, ob sie Kontaktvorschläge wünschen oder ob sie sich anonym durch die Virtual Venue bewegen wollen.

(Video-)Meetings abhalten

Manche Themen lassen sich besser in kleinen Gruppen oder zu zweit diskutieren. Teilnehmende starten jederzeit ihre eigenen Meetings und Gesprächsrunden oder treten separaten Breakout-Sessions bei. Diskutiert wird per Text-, Audio- oder Video-Chat. Auf dieselbe Weise lassen sich Kaffeepausen-Gespräche in den virtuellen Raum übertragen.

Passgenaue Angebote buchen

Teilnehmende haben bei der Registrierung zur Konferenz die Wahl zwischen mehreren Angebotspaketen. So können etwa einzelne Sessions oder Workshops optional dazugebucht werden, die anschließend nur berechtigten Personen zur Verfügung stehen. Möglich wird das durch die optionale Anbindung an unsere Konferenz-Management-Software Converia, die Teilnehmende und deren Daten verwaltet.

Eigenes Konferenzprogramm zusammenstellen

„Virtuelle Konferenzen bieten ein flexibleres Erlebnis durch die Option, an parallelen Veranstaltungen teilzunehmen.“

Anstatt sich wie früher zwischen mehreren gleichzeitig stattfindenden Sessions für eine entscheiden zu müssen, sind Interessierte nun bei allen dabei. Interessante Programmpunkte können schon vor Beginn der Konferenz ausgewählt und dem persönlichen Programmplan hinzugefügt werden.

Konferenzgeschehen im Blick behalten

In ihrem persönlichen Bereich sehen Teilnehmende jederzeit, welche Sessions als nächstes anstehen. Ebenfalls verwaltet werden dort Präsentationsunterlagen und Poster sowie Chat-Anfragen und anstehende Termine für die anstehenden Video-Meetings.

Weil die Virtual Venue aus dem Browser heraus aufgerufen wird, muss nichts heruntergeladen oder installiert werden, um alle Funktionen nutzen zu können.

Nachhaltig und flexibel tagen

„Ich kann an Konferenzen in anderen Ländern teilnehmen, die ich aufgrund der großen Distanz sonst nicht besucht hätte.“

Durch den Wegfall weiter Anreisewege werden virtuelle Konferenzen internationaler und klimafreundlicher. Sind die Inhalte jederzeit verfügbar, stellen auch unterschiedliche Zeitzonen kein Problem mehr dar, denn zeitversetztes Mitdiskutieren ist ebenso möglich wie der Live-Austausch.

* Die Zitate stammen aus einer Converia-Befragung von mehr als 200 Veranstaltern und Teilnehmenden zum Thema virtuelle Konferenzen.

Starten Sie mit der Planung

Lernen Sie unsere Virtual Venue-Plattform kennen. Wir zeigen Ihnen gerne, welche Möglichkeiten diese für Ihre Konferenz bietet. Unser Team begleitet Sie vor, während und nach Ihrer virtuellen Konferenz mit Antworten, Hilfestellungen und Tipps.